Valberedning
Valberedningen skapar styrelsen
Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt kan hantera föreningens verksamhet framöver.
Valberedningens arbete pågår parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för. Att sammankalla valberedningen några veckor före stämman räcker alltså inte.
Valberedningen ska hålla ett antal möten jämnt fördelat över året, och dessa protokollförs, eller dokumenteras på annat sätt, så att alla medlemmar före årsstämman kan ta del av hur valberedningens arbete bedrivits.
Valberedningen ska föreslå ledamöter till;
• Styrelsen
• Suppleanter till styrelsen
• (Revisorer)
• (Suppleanter till revisorerna)
• Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva)
• Olika projekt som medlemmar ska ingå i (projektgrupper/arbetsgrupper)
• Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningens verksamhet.
Valberedningen ska söka ledamöter till;
• De poster där avhopp skett under året, från ovanstående nämnda poster.
• De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen (och för revisor och andra poster).
Men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster, och dessa förslag måste naturligtvis också redovisas för medlemmarna av valberedningen.
Som ledning till vilken kompetens som bör finnas i en styrelse kan man tänka sig följande sammansättning;
• Jurist / juridiskt kunnig
• Byggnadsingenjör / byggnadskunnig
• Tekniker / IT- och webbkunnig
• Civilekonom / ekonom
• Samhällsvetare
• Entreprenör
• Informatör, journalist, e.dyl. som är duktig på att skriva och informera
Valberedningen bör sträva efter en allsidig bemanning i styrelsen avseende ålder, kön, yrkeserfarenheter och kompetens.
Valberedningens kompetens
Det är viktigt att valberedningen har de kunskaper som behövs och att valberedningen går de kompetenshöjande kurser som erbjuds valberedningen. En viktig förutsättning som valberedare är att man är insatt i hur bostadsrättsföreningar fungerar i stort såväl som i den egna föreningen, och att man sätter sig in i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt med medlemsinformation och demokrati där öppenhet och ärlighet är viktiga ingredienser.
Valberedningen bör informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens och dylikt, samt vara väl förtrogen med föreningens stadgar.
På uppdrag av medlemmarna
Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete.
Ledamöter i valberedningen väljs på årsmötet utfrån de medlemmar som fysiskt bor i föreningen. Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs.
Valberedningens uppgift är att i dialog med bl.a. ordföranden hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar, och om styrelsens sammansättning utifrån kompetens och engagemang ger styrelsen rätt förutsättningar att hantera de frågor som föreningen står inför. Valberedningen ska så långt det är möjligt säkerställa att styrelsen har rätt sammansättning och rätt förutsättningar att vara föreningens näst högsta beslutande organ.
Uppföljning bland de nyvalda
Valberedningen bör några månader efter årsstämman ta kontakt med de nyvalda styrelseledamöterna för att kontrollera hur de blivit mottagna, och i vilken mån deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen.
Motsvarande gäller dem som nominerats till övriga förtroendeposter. Inte minst när det gäller suppleanter, eftersom det sällan kommer fram annars vilket engagemang som finns där.
Valberedningen bör även intervjua ordföranden i styrelsen om hur de nya ledamöterna och suppleanterna funnit sig till rätta och på vilket sätt de involveras i styrelsearbetet.
På samma sätt är det att rekommendera att valberedningen undersöker orsaken till om en styrelseledamot, suppleant i styrelsen eller annan förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under löpande mandatperiod, så att valberedningen kan redovisa detta för medlemmarna.
Löpande information till medlemmarna
Valberedningen informerar alla medlemmar i ett tidigt skede om vilka av styrelsens ledamöter som står i tur att avgå, samt vilka fyllnadsval som kan behöva göras på grund av avsägelser.
Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val, eller avbryter sitt uppdrag med omedelbar verkan, så meddelar denna person (i första hand, i andra hand gör styrelsen detta) sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom.
Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen.
Eftersom det förekommer att de som nominerats av olika anledningar hoppar av så är det viktigt att det finns flera alternativa förslag till respektive post.
Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de föreslagna kandidaterna är närvarande vid stämman så att de kan ge en kort presentation av sig själva.
Det finns inga som helst hinder för en valberedning att nominera inom sig själva till olika förtroendeposter, men det är viktigt att detta då sker på ett förtroendeingivande sätt.
Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas skriftligen ut i god tid före stämma där
val/omval ska ske, och då samtidigt till alla medlemmar, inkl. styrelsen. Dvs när årsredovisningen delas ut till medlemmarna (i samband med kallelsen).
Valberedningen informerar då också om valberedningens sammansättning och hur valberedningsarbetet bedrivits under året (med hur många möten som hållits, etc).
Valberedningen kan även föreslå mötesordförande och protokollförare till årsstämman. Om stämman utser stämmoordförande och stämmosekreterare utanför styrelsen ger det bl.a. större möjligheter för styrelsen att agera friare under stämman.